Sisäinen viestintä turvaa organisaation yhteisen suunnan muuttuvassa toimintaympäristössä

Onko organisaationne käytössä läjäpäin erilaisia sisäisiä kanavia, jotka vaativat jatkuvaa päivittämistä – eikä kukaan tiedä mistä mikäkin tieto löytyy? Kuuluuko käytävillänne napinaa siitä, että tietoa on liikaa eikä aikaa ole riittävästi sen läpikäyntiin – ja samaan aikaan toisaalla ollaan ihmeissään, kun tarvittava tieto ei ole tavoittanut ihmisiä laisinkaan? Onko sisäisissä keskusteluissa noussut esille, kuinka työntekijät eivät täysin ymmärrä mikä kenenkin rooli on organisaation strategiassa? Nämä ovat esimerkkejä organisaatioiden tänä päivänä kohtaamista haasteista erityisesti silloin, kun toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti.

Olipa organisaatio sitten mikä tahansa, toimiva sisäinen viestintä on tärkeässä asemassa laadukkaan yhteistyön, tiedon jakamisen ja yhteisten tavoitteiden saavuttamisen kannalta. Tutkimuksen mukaan organisaatiot, joissa on hyvä työnantajakokemus, ovat kaksi kertaa innovatiivisempia – ja lisäksi niiden kannattavuus on 25 % korkeampi (Dery & Sebastian 2017). Jaettu ymmärrys organisaation yhteisestä suunnasta on yhä tärkeämpi nykypäivän muuttuvassa toimintaympäristössä. Organisaation strategian kommunikoiminen ymmärrettävästi, mieleenpainuvasti ja konkreettisesti varmistaa, että kaikki jäsenet tiedostavat oman roolinsa yhteisellä matkalla.

Sisäinen viestintä on myös avainasemassa työntekijäkokemuksen kehittämisessä. Työntekijäkokemus ei ole ainoastaan ammatillinen matka, vaan enemmänkin perustavanlaatuinen osa laajempaa ihmiskokemusta. Ihmiset saapuvat työpaikalle kokonaisina yksilöinä tuoden mukanaan myös omat tunteensa, tavoitteensa, arvonsa ja elämäntilanteensa. Työ on merkittävä osa henkilökohtaista kasvua ja itsensä toteuttamista. Työntekijöiden motivoiminen ja sitouttaminen vaatii ympäristöä, joka tukee heidän hyvinvointiaan, kannustaa heidän potentiaaliaan, ja on yhteneväinen heidän ydinarvojensa kanssa.

Dialogin viitoittamalla tiellä kohti menestystä

Nykypäivänä työntekijät ovat kuin työelämän kuluttajia. He odottavat laadukasta sisäistä viestintää, joka on ajan tasalla, relevanttia ja mielenkiintoista – sekä usein juuri heidän tarpeisiinsa räätälöityä.

Dialogi tukee organisaation läpinäkyvyyttä ja avoimuutta. Sen avulla ihmiset työpaikan kaikilta tasoilta voivat tuoda vapaasti esiin mielipiteitään, huoliaan ja ehdotuksiaan. Avoimeen dialogiin kannustamalla organisaatiot pystyvät luomaan työntekijöitä voimaannuttavan ympäristön, jossa he kokevat olevansa arvostettuja sekä sitoutuneita yrityksen menestyksen tukemiseen. Tämä ideoiden vapaa jakaminen kirittää myös innovaatiota, sillä monipuoliset näkökulmat johtavat uusiin läpimurtoihin ja luovaan ongelmanratkaisuun.

Dialogia tuleekin aktiivisesti vaalia, jotta sen tarjoamasta potentiaalista voi ottaa kaiken hyödyn irti. Käytännössä tämä lähtee liikkeelle avoimesta työpaikkakulttuurista, jossa työntekijät kokevat pystyvänsä turvallisesti tuomaan esiin mielipiteitään ja esittämään kysymyksiä. Se voi myös tarkoittaa koulutuksen ja työpajojen järjestämistä, joissa laadukkaan vahvistetaan dialogin vaatimia taitoja – laadukkaan dialogin rakentaminen kun voi tuntua helposti vaikealta ilman harjoitusta. Lisäksi on tärkeä varmistaa, että organisaation esihenkilöt ovat mukana kehitystyössä.

Suunnittele, toteuta, mittaa

Jotta organisaation johto saadaan mukaan ja voidaan varmistaa, että sisäisen viestinnän systemaattiselle kehittämiselle löytyy tarvittavat resurssit, on tärkeä asettaa tavoitteet ja mittarit, joiden avulla sisäisen viestinnän kehittämistä tullaan arvioimaan. Ilman näitä on vaikea tunnistaa muutosta tai kehittämistä kaipaavia osa-alueita sisäisen viestinnän strategiassa.

Tämän takia sisäinen viestintä, aivan kuten mikä tahansa muu viestintä, tulisi toteuttaa strategisesti noudattaen systemaattista suunnitelmaa. Sisäisen viestinnän strategia varmistaa, että kaikki työntekijät ovat samalla sivulla yrityksen päämäärän, vision, arvojen ja strategisten tavoitteiden osalta. Tämä yhteneväisyys on elintärkeä, jotta organisaation tavoitteet ja visio voidaan tavoittaa.

Tässä strategisen sisäisen viestinnän tärkeimmät askelmerkit:

• Luo sisäisen viestinnän strategia: aseta konkreettiset tavoitteet ja mittarit.
• Tarkista mittarit säännöllisesti (esim. neljännesvuosittain tai puolivuosittain) ja muokkaa suunnitelmaa tarpeen vaatiessa.
• Mieti, mitä viestintäkanavia organisaatiollanne on tällä hetkellä käytössä: pystyttekö tavoittamaan kaikki työntekijät, onko kanavien kesken päällekkäisyyksiä ja onko kunkin kanavan rooli kaikille selvä?
• Luo mahdollisuuksia dialogille tarjoamalla työntekijöille ja esihenkilöille tukea tarvittavien taitojen kehittämiseen.
• Varmista olennaisten mittarien avulla, että saat työhön organisaation johdolta tarvittavan tuen ja resurssit.

Jos kaipaat apua minkä tahansa edellä mainitun kanssa, laita rohkeasti viestiä. Minä ja kollegani autamme mielellämme!